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    【典型案例】某高校學生食堂財務收支情況審計案例

    時間:2024年01月03日 信息來源:本站原創 點擊: 加入收藏 】【 字體:

    案例背景

    食堂飯菜質量和定價是高校飲食管理永恒的主題。鑒于高校飲食“微利運營”的公益性要求,飯菜應根據核算成本合理定價,在不虧損的情況下保證飯菜品質和低價格。近期,A大學不少學生反映飯菜質量差、定價高,而食堂管理部門卻說飯菜成本太高,一直在虧本經營。問題究竟出在哪兒?面對這一矛盾,學校決定對食堂20XX、20XY年度財務收支情況進行審計。
    審計組調查了解相關情況后,制定了審計實施方案,將審計目標確定為:在審查評價A大學食堂20XX、20XY年度財務收支合法合規性的基礎上,重點關注內部控制管理和成本費用管理情況,指出內部控制和成本管理中存在的薄弱環節,提出建設性的意見和建議,促進其完善內部管理,有效控制成本。
    審計過程與方法
    A大學一直采用自辦食堂的管理方式,食堂負責統一采購主要食材,供應5個校區9個餐廳的120多個經營組。作為學校的二級財務單位的食堂財務部負責近五萬名師生員工餐飲活動的財務核算,收支頻繁且金額大,面對審計現場堆積如山的會計賬簿和會計憑證,如何在短短一周內高質高效地完成任務成為審計組面臨的一大難題。經過討論,審計組決定采用有的放矢、直奔主題的工作思路,以財務收支審計為基礎,結合內部控制審計的技術方法,在把握基本情況的基礎上突出重點內容進行審計,帶著問題進行審計。
    食堂財務收支審計的內容包括收入、費用、利潤、資產、負債、所有者權益,主要是圍繞資產負債表和利潤表反映的財務信息,從報表出發,對總賬、明細賬、會計憑證進行逐層檢查,然后根據發現的問題形成審計工作底稿,最后將問題歸類匯總形成審計報告初稿。通過財務收支審計,對食堂經營成果和財務狀況進行全面審計,并對會計記錄、財務報表等資料的真實性和公允性及經濟活動的合法性、合規性進行客觀評價。與此同時,以財務收支審計為基礎,結合內部控制審計的技術方法,先對食堂內部控制情況進行了解和初步評價,再根據餐飲業特點和管理環境構建理想的控制模式作為評價標準,具體包括內部控制工作組織情況、內部控制機制建設情況、內控管理制度的完善情況、內部控制關鍵崗位工作人員管理情況、財務信息編制情況、成本費用管理情況、收入管理情況、采購管理情況、資產管理情況、專項資金管理情況和合同管理情況等,然后根據審計重點進行控制測試,將測試結果與理想控制模式進行比較,找出內部控制存在的問題,再與財務收支審計中發現的問題相結合找出互相之間的聯系,最后從內部控制和管理的角度分析問題發生的原因,提出審計意見和建議。
    合理的分工和明確的工作任務有助于審計項目的順利進行。審計組對3位成員5天的工作進行細化分工,并明確了需要密切合作的工作內容。A成員側重對內部控制建設情況、招投標執行情況、合同執行情況、決策程序的合法合規性等進行審查,同時對食堂內部控制進行測試,找出食堂內部控制和管理中的薄弱環節。B成員側重審查財務報表和明細賬,重點關注成本核算和期間費用核算的合法合規性,找出成本費用管理中存在的問題,二人相互配合。C成員側重盤點資產,關注資產管理情況,同時負責審查會計憑證,與B成員配合,對每年中秋節和春節前一個月的支出憑證進行全查,其他月份的會計憑證則重點抽查20%。
    審計人員通過審查賬目、抽查會計憑證、查閱合同及影像等相關資料、對財務和管理人員進行詢問、與基層工作人員交談、現場盤點資產、查看食堂經營組管理流程等方式,基本掌握了食堂的管理情況和財務情況。
    審計結果及成效
    (一)內部控制方面發現的問題
    A大學食堂在編管理人員較少,新老校區都需要兼顧,管理任務比較重。審計組發現食堂管理中有許多優點,但也發現許多漏洞和問題。
    1、食堂內部管理制度不健全,缺乏章程、崗位職責等基本的內部管理制度,對重大事項決策程序缺乏明確的規定,關鍵程序、關鍵崗位內部控制制度不夠細致和明確,且實際執行效果差。
    2、食堂與各經營組之間無成文的經營協議,責權利不明確。經營組承包經營未實現公開競爭上崗,且公共費用在各組間的分攤缺乏科學標準,隨意性較強。
    3、非政府采購支出缺乏規范程序與合理的內部控制,具體表現為缺乏招標程序,內部控制程序有漏洞。例如:采購電料等低值易耗品68萬元,入庫單上采購人、驗收人人為同一人簽字,當天領用該材料,出庫單上無保管員簽字。采購、驗收、保管崗位未實現不相容職務分離,極易導致虛假材料采購、無實物報銷的現象。
    4、修理費用等經常性費用支出缺乏規范的控制程序。如20XY年6月某餐廳修理門鎖、理餐廳屋頂油膩等費用支出4.2萬元,修理清單上只有食堂經辦人一人簽字,無餐廳經理或其他人驗收簽字。餐廳和廚房設備每年大修理維護費用以及日常修理費用是食堂的一項重要支出,在其總支出中占比較大,應注重規范管理,節約開支,降低成本。
    5、經營組餐費收入有截留不上交食堂的現象。P區餐廳一組未實現一卡通刷卡就餐,餐費以現金形式由餐廳自己收取。食堂成本費用核算報表顯示,G區餐廳一組20XX年和20XY年從食堂領取糧油等材料共計49萬,只是上交營業收入0.65萬,大部分營業收入被截留,嚴重違反學校和食堂財務管理制度。
    6、資產管理制度不健全,管理程序不規范,賬實嚴重不符,固定資產盤點不及時,對盤盈、盤虧資產沒有及時查找原因進行處理,遺留問題較多。尤其對20XX年11月盤點中發現的517件固定財產有賬無物,價值175萬元,至審計結束時仍未作處理。
    7、食堂未按照學校規定的標準向職工發放補貼和獎金,補貼和獎金種類繁多且未統一會計科目核算。
    (二)財務管理方面發現的問題
    1、利潤表信息不真實。食堂20XX年和20XY年利潤表中凈利潤分別為全年營業收入的0.5%和0.3%,看似微利運營,但審計人員發現其利潤不止這些,食堂在財務核算中通過提取福利基金、超額預提水電費、多計應付經營賬戶等名目隱匿利潤160多萬。
    2、存在多年未清理的沉淀應收賬款和個人借款。20XY年末應收賬款余額13萬元、其他應收款18萬元,賬齡均在5年以上,幾筆大額個人借款已經掛賬達10年以上,形成壞賬的概率極大。
    3、財務部門未經學校決策程序從學生一卡通就餐費用中無理由提取管理費,20XX年和20XY年共計提取9萬元,此費用最終計入食堂期間費用,間接加大了學生就餐成本。
    4、私車公費報銷,20XX年車輛費用支出中有9.5萬元屬于私車公費報銷,經核對固定資產清單,報銷車輛并非食堂公用車,違反學校關于公用車管理的相關規定。
    5、違反規定處置資產,造成資產直接流失。20XX年紅酒應收賬款2.8萬元和其他應收款0.65萬元直接銷賬計入管理費用,以上兩筆支出屬于餐費壞賬還是其他費用,無相關說明和任何原始憑證,違反“應收賬款”發生壞賬的會計審批手續和賬務處理程序。
    (三)會計核算方面發現的問題
    從食堂審計的檔案資料看,其財務會計科目設置,業務核算逐步完善,所提供會計信息也更詳盡,但賬目記錄仍存在很多問題,尤其是會計科目之間核算范圍分工不清、隨意改變核算范圍的現象較為普遍。
    1、20XY年改變“管理費用”科目核算口徑,將各餐廳領用的灶具、電料、衛生用品等多種材料支出和費用支出以二級科目列示記錄在管理費用中,混淆期間費用和成本費用的核算范圍,也使得各年度財務信息缺乏可比性,違反“一貫性”會計核算原則,并且未在會計報表中予以反映。
    2、業務核算未按照會計科目規定的核算范圍進行歸納記錄。例如:各種獎勵支出、運動支出、全國烹飪大賽支出原材料、旅費等不應全部計入管理費;應付崗位津貼、績效工資應在“應付工資”賬戶二級科目核算;新增設備使用費應在“固定資產折舊”核算等。
    3、“預提費用”賬戶應該核算企業本已經受益、但尚未實際支付應該由本月負擔需要進行預提的各項費用,如水電費、煤氣費等,不應在此科目直接支付卷閘門、更衣柜等固定資產購置。
    4、所有者權益類賬戶中“歷年盈余”與“利潤分配”賬戶核算內容相同,不應設置“歷年盈余”賬戶。
    (四)原因分析和審計建議
    針對以上發現的問題,審計組分析認為,食堂飯菜成本高的原因包括:食堂缺乏管理目標和切實有效的管理制度;個別餐廳營業收入內部控制失效,導致收入截留;內部控制不完善,跑冒滴漏現象嚴重;對各經營組的成本核算把關不嚴;對期間費用的支出缺乏有效控制;經營利潤過高;等等。
    審計組提出以下審計建議:
    1、建議明確的經營文化理念和年度經濟指標,對收入總額、成本總額、盈虧比例等總額目標和經營狀況進行目標管理,有效控制成本,更好實現高校飲食微利運營、服務師生的目的。
    2、加強經營活動的內部經營控制,從內部控制工作組織、機制建設、內部管理制度的完善、關鍵崗位工作人員管理、財務信息編報、成本費用管理、收入管理、采購管理、資產管理、專項資金管理、合同管理等方面入手,結合實際加強內控控制建設,并保證內部控制的有效實施,降低經營風險,避免舞弊和腐敗的發生,防止國有資產流失。
    3、建立健全各餐廳和各經營組管理制度和成本費用核算制度,制定間接成本費用在各餐廳、各經營組公平分攤的科學標準,為各餐廳和各經營組建立公平競爭的管理環境和營業環境,促進食堂管理水平的提供。
    4、建立日常和臨時性大額支出多人共同決策簽字制度,共擔大額支出決策責任,降低決策風險,避免舞弊的發生。同時建立健全資產采購管理制度,按照崗位職責分工牽制原則,對不相容職務嚴格實行分離。規范采購程序和驗收、保管、領用以及財務報銷程序,明確各流程相應的責任。
    5、加強經營收入管理,將餐廳和各經營組就餐收入全部通過一卡通納入財務核算,杜絕收入截流現象發生。
    6、提高資產管理意識,加強各類資產的賬務和實物管理,建立嚴格的資產處置審批程序和資產領用保管責任制度,定期進行資產盤點,保證資產的完整,防止資產流失。
    7、加強財務管理和會計準則等業務理論知識的教育培訓和知識更新,規范財務管理,提高報表編制和會計核算水平,促進食堂資金使用效益最大化。



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